Laat u niet gek maken door de tijd. Zet de tijd naar uw hand!
Hebt u het ook zo druk? Zo druk dat u noodgedwongen aan tijdmanagement doet? En, helpt u dat voldoende uit de brand? Zo niet, dan hebt u misschien iets aan mijn 10 Gouden Tips voor tijdmanagement. Ik heb er tot op de dag van vandaag veel baat bij gehad.
Misschien hebt u het wel gelezen op dit blog of op mijn zakelijke website: eind vorig jaar ben ik met pensioen gegaan. Het was de hoogste tijd om het wat rustiger aan te gaan doen. Daarom besloot ik meteen maar te stoppen met tijdmanagement en andere vormen van life hacking. Ik maakte een globaal to do-lijstje met de app Minimal (aanrader!) en werkte de taken op die lijst af als ik er zin in had. Lekker relaxt.
Ook als gepensioneerde tijd tekort
Dat heb ik precies drie weken volgehouden. Want er waren gewoon nog teveel tijdgebonden dingen die ik moest en/of wilde doen. Ik kwam structureel veel tijd tekort. Schoorvoetend heb ik toen weer delen van mijn oude tijdmanagementsysteem ingevoerd. Maar qua naleving van de regels ben ik wel wat minder streng voor mezelf dan tijdens mijn hectische werkzame leven.
Die eeuwige tijdsdruk is me op een gegeven moment bijna teveel geworden: ik balanceerde op de rand van een burn out. Tijdmanagement hielp me weer op weg.
Veeleisende banen, druk privéleven
Tijdens een groot deel van dat werkzame leven hebben veeleisende banen en een druk privéleven geleid tot overbelasting. Op een gegeven moment werd het me echt teveel: ik balanceerde op het randje van een burn out. Ik heb sindsdien dan ook veel gelezen over tijdmanagement en life hacking en ik heb de nodige cursussen gevolgd. Al met al heb ik aardig wat methoden en tips uitgeprobeerd, met wisselend succes.
Tijdmanagement is maatwerk
Daarvan heb ik geleerd dat tijdmanagement een nogal persoonlijke aangelegenheid is. Wat voor de een aardig uitpakt, is voor de ander geen oplossing. Op basis van bestaande systemen kun je maar het beste een maatwerksysteem ontwikkelen. Dat heb ik gedaan en uiteindelijk bleven er maar een paar Gouden Regels over die voor mij echt goed werkten. Ik zet ze voor u op een rijtje.
De boog kan niet altijd gespannen staan. Als het ook maar even kan, ga ik ’s avonds lekker bijlezen en een beetje tv kijken. Dan slaap ik beter en ben ik dus de volgende dag fitter.
Mijn 10 tips voor tijdmanagement
Tip 1. Doe alleen zelf wat u niet kunt en/of wilt delegeren. (En bedenk: delegeren moet je leren en durven !)
Tip 2. Plan gelijksoortige werkzaamheden in vaste ’tijdblokken’. Zo werk ik ’s morgens een paar uur aan bureaugebonden taken, ’s middag ga ik iets creatiefs doen en ’s avonds is er tijd om bij te lezen en wat tv te kijken.
Moet ik dit nu doen?
Tip 3. Vraag u bij het plannen van taken steeds af:
- MOET ik dit nu doen ?
- Moet IK dit nu doen ?
- Moet ik DIT nu doen ?
- Moet ik dit NU doen ?
- Moet ik dit nu DOEN ? En handel naar bevind van zaken…
Plan goed, desnoods met behulp van zo’n eenvoudige, ‘ouderwetse’ agenda. Maar elektronische agenda’s en -plansystemen zijn natuurlijk wel veel effectiever voor tijdmanagement.
Goed plannen is het halve werk
Tip 4. Plan ‘blokactiviteiten’ op volgorde van prioriteit. Maar doe de vervelendste werkjes eerst. Leg voor elke taak een deadline vast. Werk ze één voor één af. Klus afgerond ? Plan zonodig meteen een follow-up. Goed plannen = het halve werk!
Bonustip: gebruik een goede elektronische agenda. Ik werk al jaren met Essential PIM, een handige Personal Information Manager. De gratis versie biedt al meer dan genoeg faciliteiten en je kunt je PIM synchroniseren met je mobiele apparaten. Aanrader!
Reserveer voldoende tijd
Tip 5. Komt er een nieuw karwei bij? Handel dat liever niet vandaag af ! Plan het in een ‘vrij’ blok op een andere dag !
Tip 6. Reserveer voor elke activiteit ca. 50 % méér tijd dan u in eerste instantie in gedachten had. Daarmee vangt u de welhaast onvermijdelijke verstoringen op. Zoals binnenlopende collega’s, telefoontjes, spoedklusjes e.d.
Probeer uw werk een beetje relaxt te doen. Las regelmatig korte pauzes in, waarin u wat beweegt en even iets doet wat niet direct met uw werk te maken heeft.. Power naps vind ik een aanrader.
Tijdmanagement: ook pauzes en een dutje
Tip 7. Speel in op uw natuurlijke werkritme. Veel mensen zijn ’s middags het best in vorm. Doe tijdens die uren de moeilijkste dingen. Houd regelmatig een korte pauze. Doe dan iets wat niets met uw werk te maken heeft. Verlaat in elk geval even uw werkplek en beweeg. Probeert u eens een dutje te doen (maximaal 15 minuten). Van zo’n power nap knap je echt enorm op, zowel geestelijk als lichamelijk. Ik spreek uit ervaring.
Organiseer uw werk en werkplek
Tip 8. Werk aan een zo leeg mogelijk bureau op een zo leeg mogelijk computerscherm, zodat u niet makkelijk wordt afgeleid. Stop uw werk per blok in (blinde) mappen met
- prioriteit A (urgent, moet nu),
- prioriteit B (urgent, hoeft niet nu) en
- prioriteit C (niet urgent, hoeft niet nu).
Er is trouwens nog een behartenswaardig systeem dat met mappen werkt: Getting Things Done (GTD). (Meer lezen over GTD)
Laat u niet gek maken door de tijd. Met tijdmanagement kunt u de tijd naar uw hand zetten. U zult zien dat het werkt.
Vergader efficiënter met tijdmanagement
Tip 9. Vergaderen kan meestal een stuk efficiënter, dat weten we allemaal. Dit helpt:
- maak lijstjes van onderwerpen die u met anderen moet bespreken
- handel die onderwerpen tijdens één bespreking af
- maak daarvoor een agenda en snijd de belangrijkste dingen het eerst aan
- stel tevoren een eindtijd voor de vergadering vast
- vergader als het even kan niet in uw eigen kamer. Dan kunt u vertrekken wanneer u wilt. En na de vergadering kan niemand in uw kamer blijven ‘plakken’
Ook voor telefoongesprekken is het trouwens handig om de doelstellingen van tevoren even op papier te zetten!
Systeem voor tijdmanagement bijschaven
Tip 10. Evalueer regelmatig. Kijk aan het eind van de week even of alles is gegaan zoals de bedoeling was. Pas uw persoonlijke tijdmanagementsysteem zonodig aan. Plan de volgende week vóór het weekend. Dan voelt u zich tijdens het weekend ontspannener. En daardoor begint u ook fitter aan de nieuwe week!
Succes !
Renske
Lees ook: Tijdmanagement werkt ook voor scholieren. Voor scholieren met ADHD, dyslexie of autisme biedt een gewone schoolagenda teveel prikkels. Oplossing: de schoolplanner!
Dit artikel is eerder in gewijzigde vorm verschenen op mijn oude weblog.